We hoeven je niet uit te leggen waarom het belangrijk is om goed te communiceren met je klanten – of dat nu gaat om een persoonlijk telefoongesprek, een berichtje op sociale media of een nieuwsbrief. Op deze pagina geven we je daarom vijftien concrete tips die je kunt toepassen op je communicatie.
- Wees duidelijk: Houd je communicatie helder en beknopt. Vermijd jargon en ingewikkelde taal die je klanten mogelijk niet begrijpen. Houd er rekening mee dat niet iedereen dezelfde leesvaardigheid heeft. Korte zinnen zonder al te veel komma’s zijn daarom vaak beter.
- Luister actief: Neem de tijd om goed naar je klanten te luisteren. Begrijp hun behoeften, zorgen en feedback voordat je reageert.
- Empathie tonen: Toon begrip en empathie voor de situatie van je klanten, ook als zij met klachten komen. Dit creëert een positieve band en laat zien dat je geeft om hun welzijn.
- Snel reageren: Probeer altijd snel te reageren op vragen en verzoeken van klanten. Dit laat zien dat hun tijd gewaardeerd wordt en dat je van aanpakken weet.
- Pas je toon aan: Pas je toon aan op basis van de aard van de interactie. Zelfs binnen een ‘huisstijl’ kun je vaak wisselen tussen formeel, vriendelijk of geruststellend. Dit aanvoelen is een kwestie van ervaring, maar het blijft soms lastig in te schatten, vooral online waar je enkel tekst heb om van uit te gaan.
- Geef duidelijke instructies: Als klanten hulp nodig hebben, geef dan stapsgewijze en duidelijke instructies om hen te begeleiden. Schroom niet om er een lijstje met bulletpoints van te maken.
- Geef oplossingen: Bied oplossingen voor problemen. Klanten waarderen een praktische, doelgerichte aanpak.
- Vermijd conflicten: Als een klant ontevreden is, blijf dan professioneel en vriendelijk. Probeer conflicten te vermijden en zoek naar manieren om de situatie op te lossen.
- Geef waardering: Laat je klanten weten dat je hun aandacht en communicatie waardeert.
- Doe een follow-up: Nadat een probleem is opgelost of een verzoek is vervuld, stuur er dan gerust nog eens een berichtje achteraan om te controleren of alles naar wens is verlopen. Dit toont betrokkenheid en geeft de klant het gevoel dat ze er toe doen.
- Communiceer op meerdere kanalen: Verspreid je boodschap en aandacht over verschillende communicatiekanalen, zoals e-mail, telefoon, chat en sociale media. Zo kunnen klanten kiezen welk kanaal voor hen het handigst is.
- Personaliseer communicatie: Mocht je klantgegevens hebben, gebruik deze dan om je communicatie te personaliseren. Een persoonlijke touch versterkt de relatie.
- Wees transparant: Als er zich problemen voordoen, wees dan eerlijk en transparant over de situatie. Klanten waarderen openheid en je zult zien dat ze vaak bereid zijn mee te willen denken. Dat werkt in beide richtingen!
- Dank voor feedback: Vraag om feedback en bedank klanten voor hun input. Dit laat zien dat je waarde hecht aan hun mening.
- Blijf professioneel: Ongeacht de situatie, blijf professioneel en respectvol in je communicatie. Ook als de gemoederen oplopen en je vind dat de klant onredelijk is.
BEKIJK OOK
👌’De perfecte boodschap voor je klanten’
Hoe schrijf je die perfecte boodschap voor je klanten? Meer daarover in dit artikel, met tips over het gebruik van de juiste toon en stijl.
Kom je er niet uit? Laat Vuurwerk je een handje helpen!
Mocht je toch nog moeite hebben de juiste toon te vinden of niet zeker zijn of je medewerkers optimaal communiceren, neem dan contact met ons op. Zo stellen wij bijvoorbeeld taaldocumenten met richtlijnen op, geven we persoonlijke schrijfcursussen of verzorgen we zelfs (delen van) de communicatie op je website of sociale media.